Dateien aus SharePoint Online versenden
Dateien, die in SharePoint oder OneDrive liegen, direkt an Empfänger versenden. Ohne anonymen Freigabelink, ohne Gastkonto und ohne Umweg über den eigenen Rechner.
Liegt eine Datei bereits in SharePoint Online oder OneDrive, muss sie für den Versand nicht erst heruntergeladen und wieder angehängt werden. SecureFiles holt sie direkt aus Microsoft 365 und stellt sie verschlüsselt zu.
Der Weg ist in der Weboberfläche und im Outlook-Add-in derselbe. Die Freigabeeinstellungen des Microsoft-365-Mandanten bleiben dabei unverändert: es entsteht kein SharePoint-Freigabelink und kein Gastkonto.
Voraussetzung: einmalige Freigabe durch einen Administrator
Damit der Dateiwähler starten kann, muss ein Administrator des Microsoft-365-Mandanten der Anwendung einmalig zustimmen. Der Knopf Freigabe erteilen steht unter Einstellungen, SecureFiles in der Karte Versand aus SharePoint Online. Ist die Freigabe erteilt, lautet der Knopf Freigabe erneuern.
Die Zustimmung erteilt Conbool keinen Zugriff auf Dateien. Sie erlaubt der Anwendung ausschließlich, im Namen des jeweils angemeldeten Nutzers zu handeln. Auswählbar ist damit genau das, was dieser Nutzer in SharePoint ohnehin sieht.
Ohne Freigabe ist kein Versand aus SharePoint möglich.
Eine Datei auswählen
- Eine neue Übertragung beginnen.
- Unter Dateien auf Aus SharePoint wählen klicken.
- Beim ersten Mal am Microsoft-Konto anmelden. Danach genügt ein Klick.
- Im Dateiwähler von Microsoft die gewünschten Dateien markieren und bestätigen.
Die Auswahl erscheint anschließend in der Dateiliste, gekennzeichnet mit dem Zusatz aus SharePoint. Größe und Dateityp werden dabei genauso geprüft wie bei Dateien vom eigenen Rechner.
Was der Server danach tut
Nach dem Absenden holt Conbool die Dateien selbst aus Microsoft 365. Der Fortschritt erscheint als Zahl der fertigen Dateien, im Format Conbool holt die Dateien aus SharePoint … von, nicht als Fortschrittsbalken. Die Daten laufen zwischen Microsoft und den Servern von Conbool und nicht durch den Browser des Absenders.
Der Abzug läuft nach dem Absenden weiter, auch wenn das Fenster geschlossen wird. Sobald alle Dateien abgeholt sind, durchlaufen sie die Prüfung auf Schadsoftware, und der Empfänger erhält seinen Link. Dauert der Abzug ungewöhnlich lange, meldet die Oberfläche das und bittet, später im Portal nachzusehen.
Grenzen und Besonderheiten
Nicht mischen. Eine Übertragung nimmt entweder Dateien vom Rechner oder Dateien aus SharePoint auf. Die Oberfläche sperrt den jeweils anderen Weg, sobald die erste Datei gewählt ist.
Kurze Gültigkeit. Die Abholadresse, die Microsoft ausstellt, ist nur kurz gültig. Wer die Auswahl trifft und die Übertragung erst später absendet, wählt die Dateien besser neu aus.
Teams-Kanäle. Dateien aus Teams liegen in der SharePoint-Website des jeweiligen Teams und lassen sich genauso versenden.
Ordner. Ausgewählt werden können nur Dateien. Ordner und Verknüpfungen übernimmt der Wähler nicht. Die Seite nennt die Elemente, die nicht übernommen wurden, unter Nicht übernommen.
Ende-zu-Ende. Dateien aus SharePoint lassen sich nicht Ende-zu-Ende verschlüsseln. Siehe Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Im Outlook-Add-in
Im Add-in steht der Knopf Aus SharePoint wählen bereit, sofern die Installation diesen Weg kennt. Die Auswahl öffnet ein Fenster von Microsoft. Nach der Bestätigung erscheinen die Dateien in derselben Liste wie lokale Anhänge.
Den Link fügt das Add-in wie beim übrigen Versand mit dem Knopf Link einfügen in die Mail ein, sobald der Abzug abgeschlossen ist. Die Einzelheiten stehen unter Outlook-Add-in.
Zurück zur SecureFiles-Übersicht.