Ablageziele für eingehende Dateien
Dateien aus Posteingang, Anforderung und Antwort legt SecureFiles selbsttätig in einem eigenen S3-Speicher, auf einem SFTP-Server oder in einer SharePoint-Bibliothek ab. Jede Ablage steht mit Ablageort im Verlauf und im Protokoll.
Ein Ablageziel nimmt eingehende Dateien entgegen, ohne dass jemand sie von Hand abholt. Sobald eine Datei geprüft ist, legt der Server sie am Ziel ab und trägt den Ablageort ein. Die Datei bleibt daneben wie gewohnt in SecureFiles.
Was abgelegt wird
| Eingang | Bedeutung |
|---|---|
| Posteingang | Dateien, die über einen Upload-Link ohne Punkte hereinkommen |
| Anforderung | Dateien zu den Punkten einer strukturierten Anforderung |
| Antwort | Dateien, die ein Empfänger auf eine Übertragung zurückschickt |
Je Ziel lässt sich wählen, welche Eingänge es bekommt, und auf Wunsch nur ausgewählte Upload-Links. Ein Ziel bekommt nur Dateien, die nach seinem Anlegen eingegangen sind, und nur solche, die höchstens 30 Tage alt sind.
Nicht abgelegt werden:
- Dateien vor der Prüfung auf Schadsoftware und befallene Dateien.
- Große Dateien über der Prüfgrenze, solange der Schalter Ungeprüfte Großdateien ablegen aus ist.
- Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragungen. Der Server kann sie nicht lesen. Sie stehen im Verlauf als übersprungen.
- Die Musterdatei, die der Ersteller einem Punkt beilegt.
Zielarten
| Art | Angaben |
|---|---|
| S3-Speicher | Endpunkt, Region, Behälter, Ordner, Zugriffsschlüssel und geheimer Schlüssel |
| SFTP-Server | Server, Anschluss, Benutzer, Ordner, Kennwort oder privater Schlüssel |
| SharePoint-Bibliothek | Adresse der Website, Bibliothek, Ordner, Verzeichnis, Anwendungskennung und geheimer Clientschlüssel |
Die Art SharePoint-Bibliothek erscheint nur, wenn der Server diesen Weg freigeschaltet hat.
Das Geheimnis eines Ziels wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Beim Ändern bleibt das Feld leer. Ohne neue Eingabe gilt das gespeicherte weiter.
Einrichten
Unter SecureFiles, Ereignisse und Anbindungen führt die Karte Ablageziele zur Seite der Ziele. Ziel hinzufügen öffnet den Dialog. Nach dem Speichern prüft der Server die Verbindung: Er schreibt eine Probedatei in den Ordner und löscht sie wieder. Das Ergebnis steht in der Spalte Verbindung.
Die Karte erscheint nur, wenn der Dienst für Ablageziele auf dem Server eingerichtet ist.
Schlüssel des SFTP-Servers
Bei der ersten Prüfung hält der Server den Schlüssel des SFTP-Servers fest. Danach muss er bei jeder Verbindung stimmen. Ändert er sich, schlägt die Ablage an diesem Ziel fehl, mit der Meldung, dass sich der Schlüssel des Servers geändert hat. Die Ablage wird wie bei jedem Fehlschlag wiederholt. Nach einem gewollten Wechsel des Servers übernimmt Schlüssel neu übernehmen im Dialog den neuen Schlüssel bei der nächsten Prüfung.
Ablageort
Der Ablageort entsteht aus einer Vorlage mit Platzhaltern, getrennt durch Schrägstriche. Der letzte Abschnitt muss den Dateinamen enthalten.
| Platzhalter | Wert |
|---|---|
{yyyy} {mm} {dd} | Tag des Eingangs in UTC |
{transfer} | Betreff des Eingangs |
{transfer_id} | Kennung des Eingangs |
{sender} | Adresse des Einreichers, soweit angegeben |
{source} | inbox, request oder reply |
{filename} | Dateiname |
{file_id} | Kennung der Datei |
Die Vorgabe ist {yyyy}-{mm}-{dd}/{transfer}/{filename}. Zeichen, die in Ordner- und Dateinamen nicht erlaubt sind, werden durch einen Unterstrich ersetzt.
Liegt am Ziel schon eine Datei mit demselben Namen, bekommt die neue ein Kennzeichen vor der Endung. Überschrieben wird nichts.
Verlauf und Wiederholung
Der Abschnitt Verlauf nennt je Ablage Datei, Eingang, Ziel, Zustand und Ablageort.
- Scheitert eine Ablage, wiederholt der Server sie in wachsenden Abständen, zuletzt täglich, insgesamt achtmal.
- Danach steht sie als gescheitert im Verlauf, mit dem Grund. Erneut ablegen stellt sie neu ein.
- Dieselbe Datei geht höchstens einmal an ein Ziel.
Jede Ablage und jede aufgegebene Ablage steht im Protokoll des Mandanten und lässt sich als Ereignis securefiles.file_delivered und securefiles.file_delivery_failed an einen Webhook übergeben.
Sicherheit
- Nur der Dienst für Ablageziele verbindet sich mit einem Ziel, nie die Weboberfläche.
- In der Cloud sind Ziele in internen Netzen gesperrt. Auf einer eigenen Installation sind sie erlaubt.
- Ziele verwaltet, wer die Einstellungen von SecureFiles ändern darf. Ist für den Mandanten die Anmeldung in zwei Schritten vorgeschrieben, gilt sie auch hier.