Sicherer Posteingang: Dateien empfangen und anfordern

SecureFiles empfängt Dateien genauso sicher, wie es sie versendet. Einsender laden ohne eigenes Konto hoch. Der belegte Speicher zählt auf das Konto der einladenden Person.

Sicherer Posteingang

Der sichere Posteingang ist ein Link zum Einsenden. Sie legen ihn einmal an, teilen den Link, und andere laden Dateien dazu hoch. Nur Sie sehen die Dateien. Der Einsender bleibt anonym, wenn Sie nicht verlangen, dass er Name oder E-Mail angibt.

Unter Erweitert setzen Sie Grenzen, damit der Posteingang nicht überläuft. Sie gelten für alle Einsender zusammen:

• Höchste Zahl der Dateien und Höchstes Gesamtvolumen.
• Größte erlaubte Datei und Erlaubte Dateitypen. Ohne Angabe gilt die Grenze Ihrer Organisation.
• Mit Passwort schützen: Einsender brauchen zusätzlich ein Passwort, das Sie über einen zweiten Weg mitteilen.

Eine Regel der Verwaltung kann für das Gesamtvolumen und die Zahl der Dateien Obergrenzen vorgeben. Das Formular zeigt sie am Feld und nimmt keinen höheren Wert an. Siehe Regeln und Schutz.

Im Abschnitt Optionen legen Sie mit Name des Einsenders erforderlich und E-Mail des Einsenders erforderlich fest, was der Einsender angeben muss. Die E-Mail wird nicht geprüft.

Nachricht des Einsenders

Die Upload-Seite hat ein Feld Nachricht. Der Einsender schreibt dort einen Begleittext, der in der Detailseite als Nachricht des Einsenders steht. Die Angaben des Einsenders sind nicht geprüft und als solche gekennzeichnet.

Strukturierte Anforderung

Statt eines nackten Upload-Links bauen Sie unter Strukturierte Anforderung eine Liste erwarteter Unterlagen. Sie legen Gruppen mit Dokumenten und Angaben an. Jedes Dokument ist Pflicht oder optional und kann einen Hinweis zu Formaten tragen. Der Einsender öffnet den Link, sieht eine Checkliste mit dem, was noch fehlt, und lädt Dokument für Dokument hoch.

Neben Dokumenten lassen sich Angaben abfragen: Text, mehrzeiliger Text, E-Mail-Adresse, Zahl, Datum, Auswahl, Optionsfeld, Link, Bestätigung und Unterschrift. Die Unterschrift zeichnet der Einsender im Browser mit Maus, Finger oder Stift. Sie ist eine einfache elektronische Signatur und keine qualifizierte.

Pflichtpunkte

Ein Punkt mit Pflicht muss beantwortet oder mit einer Datei belegt sein, bevor der Einsender absendet. Die Checkliste zeigt den Stand als x von y Pflichtpunkten. Fehlt noch ein Punkt, nennt die Seite ihn beim Absenden: Es fehlt noch mit dem Namen des Punkts.

Bedingte Punkte

Ein Punkt kann von der Antwort eines anderen abhängen. Am Punkt unter Anzeigen wählen Sie die Quelle und ihre Antwort, etwa „Handelsregisterauszug“ nur bei „Art der Nutzung: Geschäftlich“. Als Quelle dienen Auswahl, Optionsfeld und Bestätigung. Die Quelle steht in der Reihenfolge vor dem abhängigen Punkt. Ein verborgener Punkt wird nicht abgefragt, auch wenn er Pflicht ist. In der Prüfung steht er als Nicht abgefragt.

Prüfung und Antwortbogen

Jedes Dokument akzeptieren Sie mit Akzeptieren oder fordern mit Korrektur anfordern eine Änderung an. Der Einsender sieht dann Korrektur angefragt bei diesem Punkt, die übrige Anforderung bleibt erhalten. Mit Antwortbogen als PDF entsteht ein Dokument mit allen Punkten, den Angaben, der Unterschrift, den eingegangenen Dateien und dem Stand der Prüfung. Name und Adresse des Einsenders sind dessen eigene Angaben und nicht geprüft.

Eine Anforderung lässt sich als Vorlage speichern und später wieder laden. Die Karte Verlauf auf der Detailseite zeigt, wann die Anforderung angelegt wurde und wer eingereicht oder bestätigt hat.

Sprachen und Gestaltung

Unter Gestaltung schalten Sie Sprachen ein: Deutsch, Englisch und Niederländisch. Die Seite wählt nach der Sprache des Besuchers. Fehlt eine Übersetzung, erscheint der Originaltext. Gespeichert wird immer der Wert der Originalsprache, die Auswertung hängt nicht von der Sprache des Einsenders ab.

Einbetten

Die Detailseite bietet zwei Wege, das Formular in eine eigene Seite zu setzen. Der Einbettungscode setzt einen festen Rahmen, für Seiten, die kein fremdes Skript laden dürfen. Der Skript-Baustein setzt den Rahmen selbst und passt seine Höhe an den Inhalt an.

Verschlüsselter Posteingang

Beim Anlegen eines Posteingangs oder einer Anforderung schalten Sie Eingänge Ende-zu-Ende verschlüsseln ein. Der Einsender lädt wie gewohnt hoch, sein Browser verschlüsselt jede Datei und jede Angabe. Die Upload-Seite nennt die Verschlüsselung und die Kennung Ihres Schlüssels. Nur Sie öffnen die Eingänge, mit Schlüssel öffnen und Ihrem Schlüsselkennwort. Die Einzelheiten stehen unter Eigener Schlüssel.

Bei verschlüsseltem Posteingang entfallen die Prüfung auf Schadsoftware, die Bedingungen zwischen Punkten, der Antwortbogen als PDF und die Ablage an einem Ablageziel.

Antwort auf eine Übertragung

Mit Antwort mit Dateien erlauben in einer Übertragung kann der Empfänger Dateien zurückschicken. Die Antwort erscheint auf der Detailseite der Übertragung im Abschnitt Rücksendungen. Eine Antwort umfasst höchstens 10 Dateien. Bei einer verschlüsselten Übertragung ist sie nur möglich, wenn der Absender einen eigenen Schlüssel hat. Die Einzelheiten stehen unter Dateien versenden.

Pools

Ein Pool ist ein gemeinsamer Datenraum mit Ordnern, Rollen und Mitgliedern. Mitglieder laden hoch und rufen ab, je nach Rolle. Die Rollen sind Betrachter, Einsender, Bearbeiter und Verwalter. Die Vorgaben für Pools stehen im Regel-Editor im Reiter Pool. Die Arbeitsfläche, Freigaben, Gruppen und Rechte je Ordner beschreibt die Seite Pools. Gäste ohne Konto sind unter Gäste in Pools beschrieben.

Weiterführend

Jeder Upload wird auf Schadsoftware geprüft und im Protokoll erfasst. Wie Empfänger und Einsender abgesichert werden, beschreibt die Empfänger-Authentifizierung. Wie sich der belegte Speicher verteilt, steht unter Speicher und Kontingent. Der aktive Versand steht unter Dateien versenden. Eingänge lassen sich an ein Ablageziel weiterleiten. Anwendungsfälle zeigt die Lösungsseite Sicherer Posteingang.

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