Das SecureFiles-Add-in für Outlook nutzen

Das SecureFiles-Add-in arbeitet im Fenster Verfassen von Outlook. Dort wählen Sie Dateien, legen Schutz und Aufbewahrung fest und fügen den Link in die Mail ein.

Empfänger und Dateien

Nur Adressen im Feld An oder CC können den Link nutzen. Das Add-in liest die Empfänger aus der Mail und nennt Adressen, die die Regel nicht zulässt.

Dateien wählen Sie im Bereich Dateien oder ziehen sie hinein. Die höchste Größe je Datei beträgt 10 GB, sofern Regel oder Mandant keine andere Grenze setzen. Ein Anhang, der die Grenze überschreitet, wird abgewiesen und nennt die Grenze.

Große Anhänge der Mail übernimmt das Add-in auf Wunsch in den Speicher. Ab der Schwelle des Mandanten bietet es das an. Ist das Add-in geöffnet, übernimmt es einen neu angehängten großen Anhang von selbst. Anhänge über 60 MB lassen sich nicht aus der Mail übernehmen. Sie entfernen sie dann aus der Mail und fügen die Datei über Dateien wählen hinzu.

Die Dateien mit Aus SharePoint wählen holt das Add-in aus Microsoft 365, wo die Installation diesen Weg kennt. Siehe Dateien aus SharePoint Online versenden.

Schutz und Aufbewahrung

Im Bereich Aufbewahrung wählen Sie die Frist, von einer Stunde bis zu 365 Tagen. Unbegrenzt erscheint nur, wenn die Regel es erlaubt. Die Regel setzt auch die Obergrenze.

Im Bereich Sicherheit stehen diese Schalter:

• Passwortschutz: Empfänger müssen ein Passwort eingeben. Die Regel kann ihn vorschreiben. Das Passwort erzeugt Generieren nach der Passwortrichtlinie. Mit Anzeigen und Verbergen sehen Sie es. Das Passwort steht nie im Mailtext.
• Passwort per Mail an Empfänger senden: das Passwort geht in einer eigenen Mail. Die Option steht nur offen, wenn der Mandant sie freigibt.
• Einmaliger Abruf: der Link wird nach dem ersten Abruf ungültig.
• Rückupload erlauben: Empfänger dürfen Dateien zurücksenden.

Im Bereich Erweitert setzen Sie Maximale Downloads. Der Vorgabewert ist 10.

Link in die Mail einfügen

Mit Link einfügen schreibt das Add-in einen Block in den Mailtext, an die Cursorposition. Der Block nennt die Dateien, auf Wunsch die Frist und einen Passworthinweis, der das Passwort selbst nicht enthält. Sie wählen Überschrift, Beschriftung und Sprache des Blocks, Deutsch oder Englisch. Er erscheint als Knopf oder als Textlink.

Gelingt das automatische Einfügen nicht, zeigt das Add-in den Link mit Kopieren, damit Sie ihn selbst einfügen.

Bis die Mail versendet ist, lassen sich Aufbewahrung, Passwort, einmaliger Abruf, Passwort per Mail, Rückupload und die Maximalzahl der Abrufe ändern. Ein Passwort lässt sich nach dem Einfügen nicht mehr entfernen. Die Änderungen erscheinen im Add-in mit Änderung gespeichert.

Mit Verwerfen löschen Sie den Anhang vor dem Versand von der Plattform und entfernen den Link aus der Mail. Nach dem Versand heißt die Aktion Versand zurückziehen. Sie löscht die Dateien, Empfänger sehen dann einen ungültigen Link.

Sobald Sie die Mail in Outlook senden, erhalten die Empfänger die Benachrichtigung. Das Add-in meldet den Stand: Upload läuft, Link eingefügt, Mail versendet.

Grenzen

• Das Add-in verschlüsselt nicht Ende-zu-Ende. Verlangt die Regel das, zeigt das Add-in einen Hinweis, die Web-App zu verwenden, und sperrt den Versand. Siehe Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Eine aktive Regel kann das Senden sperren. Dann zeigt das Add-in an, dass eine aktive Regel das Senden sperrt.
• Ohne Senderecht in der Rolle des Kontos sendet das Add-in nichts. Eine Domäne, die der Mandant nicht registriert hat, lässt es nicht zu.
• Teile eines Uploads, die fehlschlagen, wiederholt das Add-in.
• Das Add-in arbeitet in Outlook Classic, in New Outlook und in Outlook on the Web. Es ist im Fenster Verfassen eingebunden und setzt Mailbox 1.5 voraus. Die zentrale Bereitstellung für ein Team erfolgt über das Microsoft-365-Admin-Center, wie das Add-in-Deployment für Disclaimer und SecureMail beschreibt.

Verwandt ist die Microsoft-365-Anbindung von SecureMail. Den Anwendungsfall vertieft die Lösungsseite Große Dateien aus Outlook versenden. Zurück zur SecureFiles-Übersicht.