Mandantenpost.Lohndaten. Belege.Mandantendaten Steuerberater verschlüsseln.
Verschlüsselte Mandantenkommunikation, Lohnbuchhaltung und Belegübergabe mit Bezug zur Geheimhaltungspflicht aus Art. 398 OR, zur Strafnorm von Art. 62 revDSG und zur Aufbewahrung nach Art. 958f OR und GeBüV. Outlook-Add-in, Hosting in Deutschland, vollständiges Audit-Log nach Art. 12 revDSG. Stand 2026.
Lohndaten, Belege und Mandantenpost in einem Stack.
- WeTransfer, ZIP und passwortgeschützte PDFs für die BuchhaltungSecureFiles mit Outlook-Anbindung, Empfangsbestätigung und vollständigem Audit-Log
- Neues Mandantenpasswort bei jeder Übergabe und Telefonate zur ÜbermittlungPasswortlose Wiederkehr für 12 Monate, Mandantenseite ohne Account-Zwang
- Edition-basierte Lizenzen mit erzwungenen Modulen für ungenutzte FunktionenModular pro Funktion und Postfach, Lohnbuchhaltung separat von Sachbearbeitung
Compliance-Anker für die Steuerkanzlei
Für Treuhänder und Steuerberater gilt in der Schweiz kein Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB, dieses erfasst Anwälte, Notare und Medizinalpersonen. Die Geheimhaltung folgt aus dem Auftragsverhältnis nach Art. 398 OR, aus den Standesregeln des Berufsverbands und aus Art. 62 revDSG, der die unbefugte Bekanntgabe geheimer Personendaten aus der Berufsausübung auf Antrag mit Busse bedroht. Conbool unterstützt diese Pflichten technisch und ersetzt weder die Treuhandsoftware noch die Einreichung bei der kantonalen Steuerverwaltung oder der ESTV, sondern sichert den E-Mail- und Datei-Versandweg zwischen Büro, Mandant, Steuerverwaltung und Bank.
Vier Bausteine für die Steuerkanzlei.
SecureMail für die Mandantenpost und die Lohnabrechnungen, SecureFiles für Belegpakete und Jahresrechnungen, MailGuard gegen Phishing in der Abschlusssaison, Disclaimer für die Angaben im Geschäftsverkehr nach Art. 954a OR.
SecureMail
Mandantenpost mit S/MIME, OpenPGP oder Web-Reader für Mandanten ohne Zertifikat. Outlook-Add-in für Classic, New Outlook und Outlook Web ohne End-User-Setup beim Mandanten. Lohnabrechnungs-PDFs lassen sich nach Mandantenstruktur regelbasiert verschlüsseln, Schlüsselverwaltung im EU-Rechenzentrum, Zwangs-Verschlüsselung pro Mandantengruppe konfigurierbar.
SecureMail im DetailSecureFilesSecureFiles
Belegtransfer ohne ZIP-Archive und ohne separates Mandantenportal. Audit-Log pro Zugriff mit IP, Zeitstempel und User-Agent, Hashwerte zur Integritätsprüfung, wie es die GeBüV für die Unveränderbarkeit elektronischer Unterlagen verlangt. Aufbewahrungsfristen pro Mandant konfigurierbar – zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nach Art. 958f OR, für Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen 20 Jahre nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG.
SecureFiles im DetailMailGuardMailGuard
In der Abschluss- und Steuersaison erkennt MailGuard Phishing- und CEO-Fraud-Versuche an Sekretariate und Lohnbuchhaltung. SPF-, DKIM- und DMARC-Validierung als Default, CDR für verdächtige Anhänge, gezielte Erkennung gefälschter Mails im Namen kantonaler Steuerverwaltungen und der ESTV, die in der Saison verstärkt auftreten.
MailGuard im DetailDisclaimerDisclaimer
Angaben zu Firma, Rechtsform und Sitz nach Art. 954a OR sowie der Hinweis auf die Berufshaftpflichtversicherung, soweit die Standesregeln des Verbands sie vorsehen, in jeder ausgehenden Mail. Server-seitig, mit Anbindung an Entra ID, Active Directory und LDAP, Vertretungsregelungen für Ferien und Mandatswechsel, automatischer Refresh bei Änderung der Gesellschaft oder neuer Haftpflichtversicherung.
Disclaimer im DetailVier Szenarien aus der Steuerkanzlei.
Vom Pendelordner zum verschlüsselten Belegversand, vom Lohnzettel-Anhang zur Mandantenportal-Alternative.
Belege verschlüsselt empfangen
Der Mandant erhält einen persönlichen Upload-Link, lädt Belege ohne Account oder Software-Installation hoch und sieht die Übersicht in seiner Web-Sitzung. Die Sachbearbeitung sieht das Eingangsdatum im Audit-Log und kann es als Beleg für die Verfahrensdokumentation nach der GeBüV referenzieren. Für Mandanten mit hohem Belegvolumen lassen sich Sammel-Upload-Links pro MWST-Abrechnungsperiode einrichten, die der Mandant für Quartalsbelege wiederverwendet.
Lohndaten sicher versenden
Lohnabrechnungen für Geschäftsleitungs-Saläre und sensible Personalstrukturen werden regelbasiert per S/MIME oder Web-Reader an den Mandanten ausgeliefert. Brutto-Netto-Listen für die Personalleitung des Mandanten gehen ausschliesslich verschlüsselt raus, statt als ZIP mit Telefonpasswort. Lohnmeldungen an Ausgleichskasse, Pensionskasse und Unfallversicherer über den einheitlichen Lohnmeldeprozess können über getrennte Regeln laufen, sodass die Lohnbuchhaltung pro Mandant keinen manuellen Verschlüsselungs-Schritt mehr machen muss.
JAB-Übergabe an die Hausbank
Die Jahresrechnung wird mit dem Anschreiben des Mandanten an dessen Hausbank als direkte Linie übergeben, mit Empfangsbestätigung im Audit-Log. Die Bank-Sachbearbeitung im Firmenkundengeschäft sieht den Sender-Trust, das Treuhandbüro sieht den Lesezeitpunkt für das Mandatsdossier. Damit dokumentiert das Büro den fristgerechten Zugang der Jahresrechnung beim Kreditengagement und reduziert telefonische Nachfragen aus der Kreditabteilung der Bank.
Saisonalen Phishing-Druck abfangen
Rund um die kantonalen Einreichfristen im Frühjahr landen vermehrt gefälschte Mails im Namen der Steuerverwaltung und der ESTV im Sekretariat. MailGuard filtert auf der Authentifizierungsebene mit SPF, DKIM und DMARC und markiert Spear-Phishing auf die Geschäftsleitung, die Lohnbuchhaltung und die Sekretariate explizit. Auffällige Anhänge wie vermeintliche Veranlagungsverfügungen oder Mahnungen werden entpackt, auf Makros geprüft und bereinigt, bevor sie zugestellt werden.
Wie Conbool in die Steuerkanzlei eingreift.
Vorgeschalteter Layer vor Microsoft 365 oder Exchange Online. Outlook-Add-in für die Mitarbeitenden in der Sachbearbeitung und Lohnbuchhaltung, Self-Service für Mandanten über den Web-Reader. Koexistenz mit den Abläufen der Treuhandsoftware, ohne in die Einreichung bei der kantonalen Steuerverwaltung oder in die Buchhaltung einzugreifen. Das Büro behält seine bestehenden M365-Lizenzen und seine Branchensoftware wie Abacus, bexio, Sage oder Dr. Tax; Conbool legt sich als Versandweg-Schicht darüber.
MX-Switch ohne Bruch
Eingehende Mandantenpost läuft über Conbool, die ausgehende M365-Verbindung bleibt erhalten. Kein Reroute der Treuhandsoftware, keine Berührung der Einreichung bei der Steuerverwaltung.
Mandanten-Self-Service
Persönlicher Upload-Link für Mandanten ohne Account, ohne Software-Installation, ohne separate Portal-Schulung. Als Mandantenportal-Alternative für Kanzleien, die kein eigenes Portal aufbauen oder eine bestehende Portallösung wegen Wartungsaufwand ablösen wollen.
Outlook-Add-in
Classic, New Outlook und Outlook Web. Verschlüsselungs-Default pro Mandant einstellbar, manueller Override durch den Berufsträger jederzeit möglich. Rollout per Microsoft 365 Admin Center und Intune-konformer Verteilung.
Koexistenz mit der Treuhandsoftware
Conbool ergänzt die E-Mail des Büros ohne Eingriff in Abacus, bexio, Sage, Dr. Tax oder das Dokumentenmanagement. Belege und Jahresrechnungen laufen über Conbool, die Einreichung bei der kantonalen Steuerverwaltung und über ESTV SuisseTax über die etablierten Schnittstellen.
Was Art. 398 OR, Art. 62 revDSG und die GeBüV technisch fordern.
Die Geheimhaltung folgt aus der Sorgfalts- und Treuepflicht des Auftragsverhältnisses nach Art. 398 OR und wird über Art. 62 revDSG strafrechtlich flankiert. Art. 8 revDSG verlangt angemessene Datensicherheit, Art. 12 revDSG ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, Art. 958f OR und die GeBüV verlangen zehn Jahre Aufbewahrung mit nachweisbarer Integrität. Conbool liefert die technischen Bausteine für diese vier Säulen als Default-Konfiguration, ohne dass das Büro einzelne Module separat zusammenstellen muss.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
S/MIME, OpenPGP oder Web-Reader, je nach Mandantenseite. Schlüsselverwaltung im Rechenzentrum in Deutschland, Schlüssel-Backup mit getrennten Zuständigkeiten zwischen Büro-Admin und Conbool-Operator.
Audit-Log für das Verzeichnis nach Art. 12 revDSG
Pro Mandantenpaket dokumentiert: wer, wann, von welcher IP und mit welchem User-Agent zugegriffen hat. Mit Hashwerten zur Integritätsprüfung, exportierbar als Nachweis für das Bearbeitungsverzeichnis nach Art. 12 revDSG und für eine Bücherprüfung der Steuerverwaltung.
Aufbewahrung nach Art. 958f OR und GeBüV
Aufbewahrungsfristen pro Mandant nach Art. 958f OR einstellbar, zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege. Die GeBüV verlangt für elektronische Unterlagen Integrität, Nachvollziehbarkeit und einen dokumentierten Ablauf; Lösch- und Sperrkonzepte laufen mit Vier-Augen-Freigabe und revisionssicherer Protokollierung der Lösch-Events.
Auftragsbearbeitung nach Art. 9 revDSG
Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach Art. 9 revDSG enthalten, Sub-Bearbeiter dokumentiert, Hosting in Deutschland. Die Bekanntgabe ins Ausland ist nach Art. 16 Abs. 1 revDSG zulässig, weil Deutschland in Anhang 1 der Datenschutzverordnung als Staat mit angemessenem Datenschutz aufgeführt ist; eine Bekanntgabe in weitere Staaten erfolgt nicht ohne ausdrückliche Freigabe des Mandanten.
In drei Schritten produktiv.
Pilot mit einem Mandanten-Cluster (typisch: die Lohnbuchhaltung), dann Rollout über die Sachbearbeitung, dann Auslauf der Altlösung (WeTransfer, FTP, passwortgeschützte ZIPs). In der Regel zwischen 4 und 8 Wochen produktiv, ohne Mandanten-Schulungs-Grossaktion.
Pilot Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung startet zuerst, weil sie das sensibelste Datenvolumen führt. Geschäftsleitungs-Saläre, Personalstamm und Lohnmeldungen gehen ab Tag eins verschlüsselt an Mandanten, Ausgleichskasse und Vorsorgeeinrichtung.
Rollout Sachbearbeitung
Outlook-Add-in für alle Steuerberater, Steuerfachwirte und Steuerfachangestellten per Admin-Konsole, ohne lokale Installation am Endgerät der Sachbearbeitung. Schulungsaufwand auf der Mandantenseite bleibt minimal, weil der Web-Reader im Browser läuft.
Saison-Bereitschaft
In der Abschlusssaison und vor den kantonalen Einreichfristen im Frühjahr skaliert die Plattform mit, ohne neue Editionen kaufen zu müssen. Keine harte Vault-Cap, kein Throttle bei Belegspitzen, kein erzwungener Edition-Upgrade-Pfad.
Auslauf der Altlösung
WeTransfer, FTP, passwortgeschützte ZIPs und Filehoster werden ersetzt. Bestehende Übergaben laufen kontrolliert aus, Mandanten werden je Strukturwechsel oder zum Jahresbeginn umgestellt. Der Mandantenstamm muss nicht in einer Big-Bang-Migration umgezogen werden.
Häufige Fragen aus der Steuerkanzlei
Wie passt Conbool zu unserer Treuhandsoftware?
Genügt das Audit-Log den Anforderungen der GeBüV?
Müssen Mandanten ein Konto anlegen oder Software installieren?
Wie versenden wir Lohndaten sicher an Mandanten?
Wie deckt Conbool die Geheimhaltungspflicht eines Treuhänders ab?
Was kostet Conbool für eine Steuerkanzlei mit 25 Postfächern?
Ist Hosting in Deutschland für ein Schweizer Treuhandbüro zulässig?
Können wir nachweisen, dass Unterlagen beim Mandanten angekommen sind?
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Anwaltliches Pendant: § 203 StGB und Mandantenkommunikation mit Verschwiegenheits-Pflicht.
Banken & Sparkassen
JAB-Übergaben, Bonitätsunterlagen und KMU-Hausbank-Kommunikation an Firmenkundenbetreuer.
Versicherungen
Berufshaftpflicht, Lohnabwicklung und Schadensbearbeitung in der Steuerkanzlei.
Lohndaten, Belege und Mandantenpost in einem Stack.
Demo in 30 Minuten. Pilot mit der Lohnbuchhaltung oder einer Mandantengruppe. Modular pro Funktion. Hosting in Deutschland.
Conbool Mail
Dazu die Postfächer, betrieben in Deutschland.
Conbool Mail liefert E-Mail, Kalender und Kontakte auf Ihrer Domain, im selben Portal wie die Sicherheitsmodule. Auf Wunsch im eigenen Rechenzentrum.
Quellen und Stand
Aussagen zur Geheimhaltung beruhen auf Art. 398 des Obligationenrechts, auf den Standesregeln der Berufsverbände und auf Art. 62 des revidierten Datenschutzgesetzes. Aussagen zur Aufbewahrung beruhen auf Art. 958f OR und auf der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher, für die Mehrwertsteuer ergänzt um Art. 70 des Mehrwertsteuergesetzes. Aussagen zum Datenschutz beruhen auf dem revidierten Datenschutzgesetz, insbesondere Art. 7, 8, 9, 12, 16 und 62, sowie auf der Datenschutzverordnung und ihrem Anhang 1. Aussagen zu Angaben im Geschäftsverkehr beruhen auf Art. 954a OR. Stand 2026.
Abacus ist eine Marke der Abacus Research AG. bexio ist eine Marke der bexio AG. Sage ist eine Marke der Sage Group plc. Dr. Tax ist eine Marke der Dr. Tax Office AG. ESTV SuisseTax ist eine Anwendung der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Microsoft, Microsoft 365 und Outlook sind Marken der Microsoft Corporation. WeTransfer ist eine Marke von WeTransfer B.V. Conbool ist eine Marke der Conbool GmbH. Aussagen ohne Gewähr.