Leitfaden · E-Mail-Archivierung in Österreich

E-Mail-ArchivierungSoftwarerichtig auswählen.

Geschäftliche E-Mails mit dem Charakter eines Geschäftsbriefs oder Belegs sind in Österreich nach § 212 UGB und § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es bei der Auswahl einer Archivierungslösung für die Außenprüfung ankommt, von Rechtssicherheit über Betriebsmodell bis Migration, und wie Conbool Archive diese Kriterien erfüllt.

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E-Mail-Archivierung Software für Österreich: Auswahl, Anbieter und Kriterien nach BAO

Ein praktischer Leitfaden für die Auswahl einer E-Mail-Archivierung, die einer Außenprüfung durch das Finanzamt standhält, mit den Kriterien aus BAO, UGB und DSGVO.

Warum Archivierung Pflicht ist.

7 Jahre
gesetzliche Aufbewahrung nach UGB und BAO
§ 132
BAO und § 212 UGB als Rechtsgrundlage
BAO
Unveränderbarkeit nach § 131, Wiedergabe nach § 132
DSGVO
Löschpflicht, sobald die Frist nach BAO und UGB abgelaufen ist

Die drei Kernfragen

Vor dem Anbietervergleich sind drei Punkte zu klären. Sie entscheiden, ob das Archiv einer Außenprüfung und den Vorgaben von DSGVO und DSG standhält.

Rechtssicherheit

Legt die Lösung nach dem WORM-Prinzip ab, sodass der ursprüngliche Inhalt nach § 131 Abs. 1 Z 8 BAO ersichtlich bleibt, und weist sie die Integrität lückenlos nach? Setzt sie Fristen nach UGB und BAO automatisch und löscht sie nachvollziehbar nach Ablauf?

Betriebsmodell

Cloud, On-Premise oder beides? Wichtig ist, wer Vertragspartner und Auftragsverarbeiter ist und in welchen Rechenzentren die Daten liegen, für DSGVO, NIS2 und die Anforderungen an wesentliche Einrichtungen.

Durchsuchbarkeit

Ist der gesamte Bestand im Volltext durchsuchbar, auch die vom Gateway entschlüsselte S/MIME- und PGP-Mail? Bei einer Außenprüfung sind Unterlagen nach § 132 Abs. 3 BAO innerhalb angemessener Frist lesbar zu machen, ohne Volltextsuche wird das zäh.

Was Archivierungssoftware für BAO und UGB können muss

Die Funktionen, auf die es bei Außenprüfung und Löschkonzept ankommt.

Lückenlose Erfassung

Ein- und ausgehende sowie interne Nachrichten, direkt im Mailfluss oder per Journaling. Sequenzprüfung und Zustellwiederholung sichern die Vollständigkeit, die § 190 Abs. 3 UGB von Aufzeichnungen verlangt.

Fristen und Löschkonzept

Aufbewahrungsklassen von sieben Jahren und mehr, regelbasiert je Postfach, Richtung und Gruppe, plus automatisierte, protokollierte Löschung nach Ablauf.

Unveränderbarkeit (WORM)

Softwareseitiges WORM, im Compliance-Tarif mit Object-Lock am Objektspeicher, gesichert über eine extern verankerte Hash-Kette, damit jede Änderung im Sinne von § 131 Abs. 1 Z 8 BAO erkennbar wird.

Volltextsuche

Suche über Betreff, Inhalt, Anhänge und Postfach, auch über vom Gateway entschlüsselte Nachrichten, damit angeforderte Unterlagen bei der Außenprüfung schnell vorliegen.

eDiscovery und Sperren für anhängige Verfahren

Fälle, Sperren und Vier-Augen-Freigaben für kontrollierte Herausgaben an Abgabenbehörde oder Gericht, mit hash-verkettetem Audit-Log und SIEM-Export. Eine Sperre hält Unterlagen über die sieben Jahre hinaus, solange sie nach § 132 Abs. 1 BAO oder § 212 UGB für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind.

Migration und Export

Altbestände aus PST, MBOX und EML serverseitig übernehmen, Export als EML oder MBOX, Integritätsnachweis per SHA-256, etwa für die Datenträgerüberlassung an die Abgabenbehörde.

Worauf es bei der Auswahl in Österreich ankommt

Vier Kriterien, die bei einer Außenprüfung und im Datenschutz den Unterschied machen.

EU-Datensouveränität

Europäischer Vertragspartner, EU-Rechenzentren und ein im Auftragsverarbeitungsvertrag benannter Datenstandort. Conbool Archive erfüllt das und bietet für Unternehmen, die ihr Archiv im eigenen Haus betreiben wollen, On-Premise aus derselben Codebasis.

Klartext-Suche verschlüsselter Mail

Viele Archive legen S/MIME nur als Chiffre ab, und nach Jahren fehlt der Schlüssel, um die Nachricht nach § 132 Abs. 3 BAO lesbar zu machen. Conbool archiviert die vom Gateway entschlüsselte Mail zusätzlich im Klartext, durchsuchbar für Außenprüfung und eDiscovery.

Interne Mail erfassen

Rein interne Nachrichten sieht ein Gateway-Tap nicht, obwohl auch sie Geschäftspapiere im Sinne von § 132 Abs. 1 BAO sein können. Über Journaling erfasst Conbool auch Postfach-zu-Postfach-Mail vollständig.

Konsolidierung

Archivierung, Inbound-Schutz, Verschlüsselung und Signaturen mit den Pflichtangaben nach § 14 UGB in einer Suite statt mehrerer Anbieter, mit einem Portal, einem Audit-Log und einer Lizenzlogik.

In drei Schritten zum passenden Archiv nach BAO

1

1. Anforderungen klären

Postfachzahl, Rechtsnormen wie UGB, BAO, DSGVO und branchenspezifische Vorgaben, Betriebsmodell und das Volumen an verschlüsselter Mail bestimmen den Zuschnitt.

2

2. Anbieter prüfen

Rechtssicherheit nach BAO und UGB, Datenstandort, Durchsuchbarkeit, Erfassungswege und Migrationspfad vergleichen. Die Suche an echtem Bestand testen, etwa mit einer Anfrage, wie sie bei einer Außenprüfung kommt.

3

3. Migrieren ohne Lücke

Altbestand exportieren und übernehmen, Erfassung parallel umstellen, alte Lösung erst abschalten, wenn die Vollständigkeit geprüft ist und die sieben Jahre nach § 132 BAO lückenlos im neuen Archiv liegen.

FAQ

Ist E-Mail-Archivierung in Österreich gesetzlich Pflicht?
Für geschäftliche E-Mails ja, sobald sie Geschäftsbrief, Beleg oder abgabenrechtlich bedeutsame Unterlage sind. Geschäftsbriefe und Belege unterliegen den Aufbewahrungspflichten nach § 212 UGB und § 132 BAO. Die §§ 131 und 132 BAO verlangen zusätzlich Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine reine Postfach-Ablage reicht dafür nicht, weil Inhalte dort unbemerkt verändert oder gelöscht werden können.
Wie lange sind geschäftliche E-Mails nach BAO und UGB aufzubewahren?
In der Regel sieben Jahre nach § 212 UGB und § 132 Abs. 1 BAO. Für Unterlagen zu Grundstücken sind es nach § 18 Abs. 10 UStG bis zu 22 Jahre, und bei einem anhängigen Verfahren läuft die Frist weiter. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Unterlage gilt.
Cloud oder On-Premise, was passt für österreichische Unternehmen?
Beides ist möglich. Entscheidend sind Datenstandort, ein Vertragspartner mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO und der Betriebsaufwand, bei wesentlichen Einrichtungen auch die Anforderungen aus NIS2. Conbool Archive läuft als EU-Cloud oder vollständig On-Premise aus derselben Codebasis, Sie müssen sich also nicht früh festlegen.
Bleiben verschlüsselte E-Mails im Archiv durchsuchbar und lesbar?
Nur, wenn die Nachricht vor der Archivierung entschlüsselt vorliegt, sonst hängt die Lesbarkeit nach § 132 Abs. 3 BAO an einem Schlüssel, der Jahre später oft fehlt. Conbool entschlüsselt S/MIME und PGP im Gateway und archiviert den Klartext zusätzlich durchsuchbar; das verschlüsselte Original bleibt im Postfach. Gesucht wird im Portal oder im Postfach über das Add-in für Outlook und Thunderbird, auch wenn die Abgabenbehörde einzelne Nachrichten anfordert.
Was kostet E-Mail-Archivierung Software?
Üblich ist eine Lizenzierung pro Postfach, teils mit jährlicher Update-Option. Der Gesamtpreis hängt von Postfachzahl, Betriebsmodell und Modulen ab und sollte über die sieben Jahre nach § 132 BAO gerechnet werden, nicht nur für das erste Jahr. Conbool Archive ist Teil der Suite und wird pro Postfach mit zubuchbaren Modulen kalkuliert.
Wie gelingt der Wechsel von einem bestehenden Archiv ohne Lücke in der Frist?
Der Altbestand wird als EML oder PST exportiert und serverseitig eingelesen, samt den Jahrgängen, die nach § 132 Abs. 1 BAO noch in der Frist liegen. Die Erfassung des Neubestands wird parallel umgestellt, die alte Lösung erst nach geprüfter Vollständigkeit abgeschaltet, damit bei einer Außenprüfung kein Zeitraum fehlt.

Archivierung, die die Kriterien erfüllt.

Conbool Archive: unveränderbar nach § 131 BAO, EU-Hosting, Klartext-Suche verschlüsselter Mail und integrierte Suite. In 30 Minuten gezeigt, am eigenen Setup und mit Blick auf die nächste Außenprüfung.

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