Revisionssichere E‑Mail-Archivierung für Microsoft 365 und Exchange

Nein. Exchange Online lässt Journaling in ein Exchange-Online-Postfach nicht zu und stellt Journal-Reports nur an ein externes Archivsystem zu. Archive übernimmt diese Rolle über eine dedizierte Ingestion-Adresse und bewahrt die Nachrichten dort über die Frist nach § 132 BAO auf.

Über eine Journalregel in Exchange Online, die alle ein- und ausgehenden sowie internen Nachrichten an die dedizierte Ingestion-Adresse von Archive weiterleitet und damit jeden Geschäftsbrief im Sinne von § 212 UGB erfasst. Der Transport erfolgt verschlüsselt per TLS mit moderner Authentifizierung, ganz ohne Connector-Zwang. Für Rückfragen der Abgabenbehörde greifen Nutzer im Postfach über das Conbool Archive Add-in für Outlook auf das Archiv zu, für Thunderbird gibt es ein eigenes Add-on.

Das In-Place-Archiv in Exchange Online ist eher ein Speicher-Tier pro Postfach, Journaling in ein Exchange-Online-Postfach ist untersagt und S/MIME-Inhalte werden in Purview eDiscovery nicht unterstützt. Archive ist davon getrennt, auf die Aufbewahrung nach BAO und UGB ausgelegt und macht vom Gateway entschlüsselte Inhalte durchsuchbar.

Ja. Archive archiviert den entschlüsselten Klartext, sodass S/MIME-Nachrichten im Volltext durchsuchbar und nach § 132 Abs. 3 BAO ohne den ursprünglichen Schlüssel lesbar bleiben. In Purview eDiscovery werden S/MIME-Inhalte hingegen nicht unterstützt.

Ja. Exchange Online und Exchange SE On-Premise werden parallel erfasst. Nachrichten, die in beiden Umgebungen auftreten, werden dedupliziert, sodass jede E-Mail nur einmal im Archiv liegt und der Bestand für die Außenprüfung geordnet bleibt.

Ausschließlich in EU-Rechenzentren bei einem europäischen Anbieter. Die Unterlagen für die Außenprüfung liegen damit außerhalb der Reichweite des US CLOUD Act, der Microsoft trotz EU-Rechenzentrum betrifft.

Nein. Das In-Place-Archiv in Exchange Online ist ein zusätzlicher Speicherbereich am Postfach, kein Archiv im Sinne von § 132 BAO. Es bleibt im Zugriff des Postfachinhabers, folgt dem Postfach bei Umzug und Löschung und weist eine nachträgliche Veränderung nicht in der Form nach, die die §§ 131 und 132 BAO verlangen. Für die Außenprüfung braucht es deshalb eine Ablage außerhalb des Postfachs.

Sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Belege sowie empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe nach § 212 UGB und § 132 Abs. 1 BAO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Unterlage gilt. Für Unterlagen zu Grundstücken verlängert sich die Frist nach § 18 Abs. 10 UStG auf bis zu 22 Jahre, bei einem anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren läuft sie weiter, bis das Verfahren beendet ist.

Nicht ohne ein Archiv. Microsoft 365 speichert Nachrichten, die §§ 131 und 132 BAO verlangen darüber hinaus Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und eine nachvollziehbare Protokollierung über die gesamte Aufbewahrungsfrist sowie die Überlassung maschinell auswertbarer Daten nach § 132 BAO. Eine Aufbewahrungsrichtlinie verhindert das Löschen, ersetzt aber weder die Unveränderbarkeit noch den Nachweis.

Nein. Eine Aufbewahrungsrichtlinie hält Nachrichten im Postfach oder im Wiederherstellungsbereich fest und schützt sie vor dem Löschen. Sie legt sie aber nicht außerhalb der Umgebung ab, die sie erzeugt hat, und hilft nicht, wenn der Microsoft-365-Mandant selbst nicht mehr erreichbar ist. Die jederzeitige Wiedergabe nach § 132 Abs. 2 BAO schuldet das Unternehmen trotzdem bis zum Fristende, deshalb trennt ein eigenes Archiv die Aufbewahrung vom Betrieb.