RMail und Conbool im Vergleich.
Beide belegen die Zustellung einer einzelnen Nachricht, auf unterschiedliche Weise. Conbool deckt daneben den Dateiversand und die revisionssichere Archivierung ab, in derselben Konsole. Diese Seite vergleicht alle drei Disziplinen, mit Quellen.
Module
Neun Module, eine Konsole.
Was RPost nach öffentlichem Portfolio abdeckt und was nicht. Die Einordnung folgt den Unterlagen des Anbieters, nicht unserer Einschätzung.
Grundlage sind rpost.com, rmail.com, registeredemail.com und die Hilfe-Artikel von RPost, abgerufen im September 2026. Wo dort nichts steht, steht hier „nicht ausgewiesen“ und keine Behauptung. Was Ihr Vertrag umfasst, regelt Ihr Angebot.
- MailGuardSpam, Phishing, BEC
- SecureMailS/MIME, OpenPGP, Portal
- SecureFilesgroße Dateien
- DisclaimerSignaturen zentral
- DMARC ReportsOutbound-Identität
- Archiverevisionssicher, WORM
- 365 BackupMicrosoft 365 sichern
- AwarenessPhishing-Simulation
- NotfallbetriebMailweg bei Ausfall
Der Zuschnitt
Drei Disziplinen, nicht eine.
Wer RMail prüft, prüft meist mehr als sichere Mail. Sobald Dateien und Aufbewahrung dazukommen, verschiebt sich das Bild.
Sichere Mail
- RMail
- RMail verschlüsselt, weist die Zustellung nach und stellt ohne Registrierung direkt ins Postfach zu.
- Conbool
- SecureMail verschlüsselt mit S/MIME und OpenPGP, mit Nachrichtenportal und PDF-Passwort als Rückfall, gesteuert über Regeln. Zu jeder Nachricht entsteht ein Nachweisdokument aus verketteter Protokollierung.
Nachweis bei beiden, Wege verschieden
Dateiversand
- RMail
- File Share hängt große Anhänge an die Mail, nach Anbieterangaben bis 1 GB je nach Plan, Abruf über ein Download-Portal.
- Conbool
- SecureFiles kennt keine Größengrenze je Datei, sichert Empfänger ab, führt einen Posteingang für eingehende Dateien und legt optional im eigenen S3-Speicher ab.
Hier trennt sich der Umfang
Archivierung
- RMail
- In den öffentlichen Unterlagen von RPost ist keine revisionssichere Archivierung ausgewiesen.
- Conbool
- Archive nimmt jede Nachricht auf, hält sie unveränderbar über die Frist, macht sie durchsuchbar und regelt den Zugriff.
Nur bei Conbool
Zwei Arten von Nachweis
Worüber reden wir, wenn wir Nachweis sagen.
Die Begriffe klingen gleich und meinen Verschiedenes. Der Unterschied entscheidet, welches Produkt zu Ihrer Pflicht passt.
Nachweis je Nachricht
Der Registered Receipt ist nach Anbieterangaben ein forensischer, zeitgestempelter Nachweis über Zustellung, Inhalt und Zeitpunkt, gedacht für den Streitfall. Wer einzelne Sendungen gerichtsfest belegen muss, bekommt hier ein Werkzeug, das genau dafür gebaut ist.
Conbool führt seit September 2026 eine Nachweiskette: jedes Ereignis zu einer Nachricht wird fortlaufend protokolliert, jeder Eintrag trägt den Hashwert seines Vorgängers, und viertelstündlich wird der Kopf der Kette gesiegelt. Zu jeder Nachricht lässt sich daraus ein Nachweisdokument erzeugen. Einen gesonderten elektronischen Zeitstempel trägt sie nicht, die Zeitangaben stammen aus unserer Protokollierung.
Nachweis über den Bestand
Aufbewahrungsfristen, WORM-Unveränderbarkeit, Volltextsuche über den gesamten Bestand, Vier-Augen-Prinzip beim Zugriff auf fremde Postfächer, protokollierter Notfallzugriff und ein Löschkonzept mit Nachweis. Das ist die Antwort auf eine Prüfung, die nicht eine Mail sehen will, sondern zehn Jahre.
In den öffentlichen Unterlagen von RPost ist eine revisionssichere Archivierung dieser Art nicht ausgewiesen.
Quellen: rpost.com, rmail.com und registeredemail.com, abgerufen im September 2026. Registered Email, Registered Receipt, RMail und RSign sind Marken von RPost.
Nachweis im Detail
Was in einem Zustellnachweis stehen muss.
Seit September 2026 führt SecureMail eine eigene Nachweiskette. Acht Punkte, an denen sich die beiden Verfahren unterscheiden.
Kurz gesagt: den Nachweis je Nachricht gibt es jetzt bei beiden. RMail setzt auf ein patentiertes Verfahren mit eigenem Zeitstempel, wir auf eine verkettete Protokollierung, die sich jederzeit vollständig nachrechnen lässt. Beim Öffnen liegt der Unterschied im Weg: ein Zählpixel lässt sich im Programm des Empfängers abschalten, die Protokollierung im Nachrichtenportal nicht.
Angaben zu RMail stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen von RPost, darunter registeredemail.com und das RPost Help Center (Registered Receipt, Open Receipt), abgerufen im September 2026. Angaben zu Conbool beschreiben SecureMail seit September 2026 und sind in einer Demo nachprüfbar.
Empfängerweg
Was beim Empfänger ankommt.
Hier ist RMail bewusst kompromisslos, und das ist ein echtes Argument. Wir lösen es anders, mit einer Regel je Fall.
RMail
Nach Anbieterangaben wird direkt in den Posteingang zugestellt, ohne Registrierung und ohne Download. Genannt werden TLS mit wählbarer Mindestversion und eine Verschlüsselung auf Nachrichtenebene, die auch im Postfach des Empfängers bestehen bleibt. S/MIME wird erwähnt, wegen des Schlüsselaustauschs aber als aufwendig beschrieben.
Conbool SecureMail
Liegt ein Zertifikat oder Schlüssel vor, wird per S/MIME oder OpenPGP verschlüsselt, Ende zu Ende bis ins Postfach. Fehlt beides, greift der Rückfall: ein Link ins Nachrichtenportal, den der Empfänger ohne Konto und ohne Registrierung öffnet, oder ein passwortgeschütztes PDF. Welcher Weg greift, entscheidet eine Regel, die auch Anhang, Dateiart und Größe kennt.
Kurz gesagt: RMail spart dem Empfänger den Klick, Conbool gibt Ihnen die Wahl des Verfahrens je Fall und behält den Schlüsselweg als ersten Weg.
Dateiversand im Detail
Was passiert, wenn die Datei zu groß für die Mail ist.
Der häufigste Anlass, überhaupt ein Produkt zu kaufen. Sechs Punkte, an denen sich die beiden Wege unterscheiden.
Angaben zu File Share stammen aus dem RPost Help Center, Artikel zu File Share sowie zu Plänen, Dienstparametern und Grenzen, abgerufen im September 2026. Sie sind planabhängig, lassen Sie sich Ihren Umfang schriftlich bestätigen. Angaben zu SecureFiles stehen in unserer Dokumentation.
Aufbewahrung
Wohin die Mail geht, wenn sie zugestellt ist.
Ein Zustellbeleg sagt, dass eine Nachricht ankam. Er sagt nichts darüber, ob Sie sie in sechs Jahren noch finden. Genau das prüft eine Betriebsprüfung.
Unveränderbar über die Frist
Aufbewahrungsfristen je Mandant, WORM-Ablage, kein Löschen und kein Ändern innerhalb der Frist, auch nicht durch Administratoren.
Auch interne Post
Eine Journalregel im Exchange erfasst Nachrichten zwischen zwei eigenen Postfächern, die nie über ein Gateway laufen. Ohne sie fehlt genau dieser Teil im Bestand.
Geregelter Zugriff
Volltextsuche über den Bestand, Zugriff auf fremde Postfächer nur im Vier-Augen-Prinzip, Notfallzugriff möglich und protokolliert.
Löschen mit Nachweis
Nach Fristende wird gelöscht und die Löschung ist belegbar. Das ist die andere Hälfte der Aufbewahrungspflicht, die gern vergessen wird.
Bei RPost ist eine Archivierung dieser Art in den öffentlichen Unterlagen nicht ausgewiesen. Wer sie braucht, beschafft sie dort zusätzlich.
Vertrag und Rechtsraum
Wer verarbeitet Ihre Daten, und nach welchem Recht.
Die Frage kommt in jeder Ausschreibung, und die einfache Antwort stimmt hier nicht. RPost speichert nach eigener Angabe in der EU. Der Unterschied liegt eine Ebene darüber, bei Vertragspartner und Konzern.
Fair gesagt: Ihre Mails liegen bei RPost nicht automatisch in den USA. Wer aber verlangt, dass Vertragspartner und Konzern vollständig im EU-Rechtsraum liegen, kommt bei einer britischen Gesellschaft unter US-Mutter nicht ans Ziel. Das Vereinigte Königreich ist seit dem Brexit ein Drittland mit Angemessenheitsbeschluss, der regelmäßig überprüft wird.
Quelle: rpost.com, Datenschutzhinweis und die Angaben zu technischen und organisatorischen Maßnahmen, abgerufen im September 2026. Dort ist außerdem vermerkt, dass die Zertifizierung unter dem EU-US Privacy Shield nicht erneuert wurde. Prüfen Sie den für Sie geltenden Auftragsverarbeitungsvertrag, die Angaben können sich je nach Vertriebsweg unterscheiden.
Ehrlich
Was RMail hat und wir nicht.
Zwei Dinge, die Sie bei uns nicht bekommen. Wenn sie Ihr Kaufgrund sind, sind wir der falsche Anbieter.
Patentierter Beleg mit Zeitstempel
Der Registered Receipt ist patentiert, trägt nach Anbieterangaben einen elektronischen Zeitstempel und wird von RPost als in europäischen Verfahren zulässiger Nachweis mit hohem Beweiswert beschrieben. Unsere Nachweiskette ist verkettet, gesiegelt und nachrechenbar, trägt aber keinen gesonderten Zeitstempel. Wer genau dieses etablierte Verfahren braucht, ist bei RPost richtig.
Elektronische Signatur
RPost bietet mit RSign ein eigenes Produkt für elektronische Unterschriften. Wir haben dafür keines und binden auch keines an.
Dafür in derselben Konsole
Was bei uns dazukommt.
Über Mail, Dateien und Archiv hinaus teilen sich diese Module dasselbe Admin-Portal, dasselbe Audit-Log und denselben Vertrag.
Eingehender Schutz
Spam, Phishing, BEC, Anhangsfilter mit CDR und ein rückwirkender Bedrohungsscan, der Links nach der Zustellung neu bewertet.
Microsoft 365 Backup
Postfächer, Kalender und Dateien im festen Takt, dazu Benutzer und Gruppen aus Entra ID zurückschreiben.
Notfallbetrieb
Post wird angenommen und bleibt lesbar, wenn das Postfachsystem steht, und kommt danach kontrolliert nach.
Awareness
Phishing-Simulation und Schulung, auf Wunsch mit entschärften echten Angriffen aus dem eigenen Verkehr.
Eigenes Rechenzentrum
Dieselbe Plattform als Container-Stack im eigenen Haus, wenn die Daten nicht in eine Cloud dürfen.
Passt zu Ihnen
Wann Conbool die bessere Wahl ist.
- Sie wollen Mail, Dateiversand und Archivierung aus einer Konsole, statt drei Verträge nebeneinander zu führen.
- Die Nachweispflicht betrifft beides: die einzelne Sendung und den Bestand über Jahre, mit Fristen, Unveränderbarkeit, Suche und geregeltem Zugriff.
- Der Schlüsselweg soll der erste Weg sein, S/MIME und OpenPGP statt eines Anbieterverfahrens.
- Sie wollen einen deutschen Vertragspartner und den Datenstandort im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt.
- Cloud oder eigenes Rechenzentrum soll Ihre Entscheidung bleiben, mit derselben Software.
- Große Dateien sollen ohne Größengrenze und ohne fremde Cloud versendet werden, auf Wunsch in Ihren eigenen S3-Speicher.
- Vertragspartner, Konzern und Datenhaltung sollen vollständig im deutschen Rechtsraum liegen, ohne Umweg über eine ausländische Muttergesellschaft.
- Sie müssen belegen können, wann eine verschlüsselte Nachricht geöffnet wurde, nicht nur, dass sie zugestellt wurde.
Fairness
Wann RMail die richtige Wahl ist.
- Ein etabliertes, patentiertes Nachweisverfahren mit eigenem Zeitstempel ist ausdrücklich gefordert, etwa weil eine Gegenseite darauf besteht.
- Elektronische Unterschriften gehören zum selben Arbeitsablauf und sollen vom selben Anbieter kommen.
- Ihre Empfänger dürfen unter keinen Umständen ein Portal öffnen, auch nicht mit einem Klick.
- Filterung, Archivierung und Backup sind bei Ihnen bereits anderweitig gelöst.
Häufige Fragen
Quellen und Fairness-Hinweis
Angaben zu RMail stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen des Anbieters: rpost.com samt deutschsprachiger Fassung, rmail.com und registeredemail.com, abgerufen im September 2026. RMail, RSign, Registered Email und Registered Receipt sind Marken von RPost, wir stehen in keiner Verbindung zu RPost. Produkte ändern sich; was für Ihren Vertrag gilt, lassen Sie sich schriftlich bestätigen. Aussagen zu Conbool sind in unserer Dokumentation beschrieben und in einer Demo nachprüfbar.
Die Angaben zu File Share stammen aus den Hilfe-Artikeln von RPost. Diese Seiten sperren automatisierte Abrufe, im Browser sind sie öffentlich lesbar. Alle Zahlen dort sind planabhängig, lassen Sie sich Ihren Umfang deshalb schriftlich bestätigen, bevor Sie sie zur Grundlage einer Entscheidung machen.
Am eigenen Fall entscheiden.
Sagen Sie uns, was Sie nachweisen müssen. Wenn ein patentierter Zustellbeleg mit eigenem Zeitstempel Ihr Kaufgrund ist, sagen wir Ihnen das offen.