OR-konformeE-Mail-Archivierung.Für Revisionsstelle und ESTV.
Archive von Conbool legt jede geschäftliche E-Mail so ab, wie es Art. 958f OR und die GeBüV verlangen: echt, unverfälscht und jederzeit wieder lesbar. Aufbewahrungsfristen nach Art. 958f OR und Art. 70 MWSTG werden dabei automatisch eingehalten.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach Art. 958f OR und GeBüV
Archive von Conbool unterstützt Schweizer Unternehmen bei der Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails nach Art. 958f OR, GeBüV und MWSTG. Jede Nachricht wird bei Eingang und Versand erfasst, bleibt echt und unverfälscht und lässt sich bis zum Ende der Frist wieder lesbar machen.
Warum die Archivierung nach OR und MWSTG verpflichtend ist
Was das Obligationenrecht von einem Archiv verlangt
Art. 958f OR und die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher stellen klare Anforderungen an jedes E-Mail-Archiv: elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen echt und unverfälscht bleiben und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Das Obligationenrecht ist die handelsrechtliche Ausprägung. Was ein Archiv unabhängig vom Schweizer Recht erfüllen sollte, steht unter revisionssichere E-Mail-Archivierung.
Unveränderbarkeit
Art. 3 GeBüV verlangt, dass Unterlagen nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Archive legt jede Nachricht softwareseitig unveränderbar ab und sichert sie über eine extern verankerte Hash-Kette, jede Änderung bleibt so feststellbar. Wer nach Art. 9 GeBüV auf unveränderbare Datenträger setzt, erhält hartes WORM mit Object-Lock im Compliance-Tarif.
Vollständigkeit
Art. 5 GeBüV verlangt eine sorgfältige und geordnete Aufbewahrung, und die setzt voraus, dass keine geschäftliche E-Mail fehlt. Archive greift jede Nachricht schon im Mailfluss ab, bevor ein Mitarbeitender sie im Postfach löschen kann.
Nachvollziehbarkeit
Art. 6 GeBüV verlangt, dass eine berechtigte Person die Unterlagen bis zum Fristende innert angemessener Frist einsehen und prüfen kann; Archive hält den Bestand dafür durchsuchbar und maschinell auswertbar. Art. 8 GeBüV verlangt zudem, Zugriffe aufzuzeichnen, was das zuschaltbare Zugriffsprotokoll für jeden Lesezugriff übernimmt.
Was Archive auszeichnet
Für Archive muss im Postfach nichts installiert werden. Es arbeitet im Mailfluss und deckt die zehn Jahre nach Art. 958f OR ebenso ab wie die Aufbewahrung bis zur Verjährung der Steuerforderung nach Art. 70 MWSTG.
Erfassung im Mailfluss
Die Archivierung geschieht im Gateway, beim Empfang wie beim Versand und für jede Domain des Unternehmens, auch unter .ch. Mailserver und Postfächer brauchen dafür keinen eigenen Connector.
Klartext-Archivierung verschlüsselter Mails
Mit S/MIME oder PGP verschlüsselte Nachrichten legt Archive entschlüsselt ab, damit sie nach Art. 958f OR jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Volltextsuche über den Bestand
Die Volltextsuche reicht über Absender, Betreff, Text und Anhänge und liefert Treffer in Sekunden. So ist ein Beleg schnell zur Hand, wenn die ESTV bei einer Kontrolle einzelne Geschäftspapiere verlangt.
Löschkonzept nach Fristablauf und revDSG
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Nachrichten nach den Vorgaben des revidierten Datenschutzgesetzes automatisch und protokolliert entfernt.
Geführte PST-Migration
Altbestände und PST-Dateien liest Archive ohne Umweg über Outlook ein. Art. 10 GeBüV erlaubt solche Datenmigrationen, solange Vollständigkeit, Richtigkeit und Lesbarkeit erhalten bleiben und die Übertragung protokolliert wird.
EU-Datensouveränität
Gespeichert wird ausschliesslich in Rechenzentren in der EU; die EU-Staaten führt Anhang 1 der Datenschutzverordnung als Staaten mit angemessenem Datenschutz. Ein Zugriff nach dem US CLOUD Act bleibt ausgeschlossen.
Mit und ohne Archiv nach OR und GeBüV
Wer geschäftliche E-Mails ausschliesslich im Postfach belässt, riskiert Lücken bei einer Revision oder einer Kontrolle der Steuerverwaltung. Archive schliesst diese Lücken.
Ohne saubere Archivierung
- Im Postfach änderbar, entgegen Art. 3 GeBüV
- Gelöschte Nachrichten fehlen bei der Revision
- Verschlüsselte Mails lassen sich nicht lesbar machen
- Fristen nach OR und MWSTG von Hand nachgehalten
- Arbeitsanweisungen nach Art. 4 GeBüV fehlen
Mit Archive
- Änderungen feststellbar, wie Art. 3 GeBüV es verlangt, über eine externe Hash-Kette
- Lückenlose Erfassung direkt im Mailfluss
- Klartext-Index von S/MIME und PGP
- Automatisiertes Löschkonzept nach Fristablauf
- Vorbereitete Arbeitsanweisungen inklusive
In drei Schritten zum Archiv nach GeBüV
Anbinden
Archive kommt als Gateway in den Mailfluss, gleich ob die Postfächer bei Microsoft 365 oder bei einem Schweizer Hoster liegen; Mailserver und Postfächer bleiben dabei unverändert.
Archivieren
Jede ein- und ausgehende E-Mail wird unveränderbar erfasst und protokolliert, so wie Art. 9 GeBüV Protokolle und Log files zur Aufbewahrung zählt.
Nachweisen
Kommen Revisionsstelle oder ESTV, liegen Bestand, Arbeitsanweisungen und Auswertungen maschinell lesbar bereit.
Wie lange ist eine E-Mail in der Schweiz aufzubewahren?
Massgebend ist der Inhalt der Nachricht, nicht dass sie per E-Mail kam. Eine Mail mit Rechnung ist Buchungsbeleg nach Art. 958f OR, ein Angebot Geschäftspapier nach Art. 70 MWSTG.
| Frist | Was darunter fällt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 20 Jahre | Geschäftsunterlagen zu unbeweglichen Gegenständen | Art. 70 Abs. 3 MWSTG |
| 10 Jahre | Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht | Art. 958f Abs. 1 OR |
| 10 Jahre | Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen, bis die Steuerforderung verjährt ist | Art. 70 Abs. 2 MWSTG |
Eine E-Mail mit angehängter Rechnung ist ein Buchungsbeleg und fällt unter Art. 958f OR. Ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung ohne Belegcharakter ist ein Geschäftspapier und fällt unter Art. 70 MWSTG. Die Frist beginnt nicht am Tag der Mail, sondern mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden ist.
Die zehn Jahre sind der Regelfall, nicht die Obergrenze. Für Geschäftsunterlagen zu unbeweglichen Gegenständen verlangt Art. 70 Abs. 3 MWSTG 20 Jahre, und die Aufbewahrung nach Art. 70 Abs. 2 MWSTG endet erst mit dem Eintritt der Verjährung der Steuerforderung. Ein Archiv, das nur eine einzige Frist kennt, trifft damit regelmässig die falsche.
Fristen im Detail: zehn oder 20 JahreWas die Kosten einer Archivierung bestimmt
Vier Faktoren bestimmen, was ein Archiv nach OR und GeBüV im Betrieb kostet.
Zahl der Postfächer
Die Kosten richten sich nach der Zahl der Postfächer, nicht nach Gigabyte. Bleiben Postfächer ausgetretener Mitarbeitender als Archivpostfach bestehen, etwa bis zum Ende der zehnjährigen Frist nach Art. 958f OR, laufen sie weiter mit; das gehört vor der Einführung geklärt.
Aufbewahrungsdauer
Sechsundzwanzig Jahre Vorhaltung bedeuten den sechsundzwanzigfachen Bestand gegenüber einem Jahr. Ein Archiv, das Fristen je Dokumentart trennt, hält deutlich weniger Daten vor als eines, das pauschal alles über die längste Frist behält.
Speicherort und Rechtsraum
Europäische Rechenzentren und WORM-fähiger Speicher kosten mehr als beliebiger Objektspeicher. Das ist kein Aufpreis für Komfort, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Integrität im Prüfungsfall auch belegbar ist.
Einrichtung und Arbeitsanweisungen
Journalregel, Arbeitsanweisungen nach Art. 4 GeBüV und der Nachweis der Vollständigkeit kosten einmalig Zeit und fehlen in manchen Offerten. Beim Vergleich gehören sie dazu.
FAQ
Was verlangt das Obligationenrecht von einer E-Mail-Archivierung?
Gibt es eine amtliche Zertifizierung für die Archivierung?
Welche Aufbewahrungsfristen gelten in der Schweiz für E-Mails?
Was verlangt Art. 4 GeBüV an Dokumentation?
Wie bleiben verschlüsselte E-Mails nach Art. 958f OR lesbar?
Was passiert nach Ablauf der Frist nach OR und MWSTG?
Belegt das Archiv auch den Zugang einer E-Mail beim Empfänger?
Rechtssicher archivieren mit Archive.
Archive von Conbool unterstützt die Archivierung geschäftlicher E-Mails nach Obligationenrecht und Geschäftsbücherverordnung. Unveränderbar, vollständig und mit Hosting in Europa.